Migracja poczty do Microsoft 365
Wyzwanie
KIDA Automation to firma z branży automatyki linii produkcyjnych, która korzystała z podstawowego systemu e-mailowego opartego na IMAP, dostarczanego w ramach hostingu strony internetowej. Brak centralnego zarządzania, ograniczone możliwości współdzielenia zasobów, brak impersonacji i polityki haseł oraz niewygodna konfiguracja klientów pocztowych powodowały frustrację wśród pracowników. Firma potrzebowała nowoczesnego, niezawodnego i bezpiecznego systemu do obsługi poczty elektronicznej.
Rozwiązanie
Zaproponowaliśmy migrację skrzynek do Microsoft 365 - najchętniej wybieranego biznesowego rozwiązania email - zapewniając firmie korzyści płynące z wykorzystania Exchange Online. Skrupulatnie zaplanowaliśmy migarcję, przeprowadzając inwentaryzację ponad 40. skrzynek, aliasów i grup pocztowych, które utworzyliśmy na nowym serwerze pocztowym. Użytkownicy zostali poinformowani o migracji z odpowiednim wyprzedzeniem, a dzięki odpowiedniej modyfikacji rekordów DNS przełączenie na nowe rozwiązanie przebiegło bezboleśnie - podczas trwania migracji poczta elektroniczna funkcjonowała prawidłowo i bez problemów odbierała nadchodzące wiadomości.
Ponadto, dla pracowników przebywających w delegacjach przygotowaliśmy szczegółowe instrukcje w formie wideo, pomagające im szybko i sprawnie skonfigurować nowe konta oraz zapoznać się z funkcjami niedostępnymi wcześniej w poprzedniej poczcie.
Po migracji weszliśmy w kilkudniowy okres hyper-care, gwarantując czas reakcji na wszystkie zgłoszenia od użytkowników w ciągu 30 minut.
Efekt
Wszyscy z KIDA Automation natychmiast odczuli korzyści. Wprowadzenie współdzielonych skrzynek, możliwości delegowania dostępu oraz użycia aplikacji Outlook Mobile znacząco usprawniło codzienną pracę. Pracownicy szybko zaadaptowali się do nowego systemu, zyskując wygodniejszy, bardziej intuicyjny sposób zarządzania pocztą i kalendarzami. Również wdrażanie nowych pracowników przebiega sprawniej, gdyż filmy how-to opisujące podstawy działania poczty i kalendarza są wykorzystywane podczas szkolenia wprowadzającego każdego nowego pracownika.
Case Study
Zapoznaj się z wybranymi projektami, które zrealizowaliśmy dla naszych klientów.
Wdrożenie wysokodostępnego środowiska Hyper-V z dedykowaną macierzą SAN dla systemu ERP
Wyzwanie
Grupa Mo to firma z branży wyposażenia wnętrz, obecna na polskim rynku od 1995 roku. Specjalizuje się w sprzedaży płytek ceramicznych, ceramiki i armatury sanitarnej, mebli oraz galanterii łazienkowej, a także wyrobów chemii budowlanej i oświetlenia. Przez długi czas system ERP firmy działał na pojedynczym serwerze fizycznym, co oznaczało brak redundancji – każda awaria maszyny mogła sparaliżować kluczowe procesy biznesowe. Potrzebne było rozwiązanie zapewniające wysoką dostępność, możliwość wykonywania kopii zapasowych bez wpływu na wydajność systemu oraz infrastrukturę wspierającą dalszy rozwój biznesu przy jednoczesnej minimalizacji ryzyka.
Rozwiązanie
Firma, posiadająca własną serwerownię, zdecydowała się na inwestycję w infrastrukturę on-premise. Zaprojektowaliśmy wysokodostępny klaster Hyper-V, zapewniający pełną redundancję. Wykorzystanie dwóch nowoczesnych serwerów Dell PowerEdge oraz dedykowanej macierzy SAN połączonej siecią 10GbE pozwoliło osiągnąć znacznie wyższą wydajność w porównaniu do wcześniejszego rozwiązania. Dodatkowo wdrożyliśmy system Veeam Backup & Replication, który umożliwia wykonywanie kopii zapasowych z wykorzystaniem snapshotów, eliminując spadki wydajności systemu.
Efekt
Dzięki nowej infrastrukturze firma zyskała niezawodne i skalowalne środowisko IT. Możliwość przeprowadzania aktualizacji i konserwacji bez przerywania pracy systemu ERP znacząco zwiększyła ciągłość działania biznesu. Ryzyko awarii zostało zredukowane, a wydajność aplikacji biznesowych znacząco wzrosła. Nowa infrastruktura, dzięki wysokiej pojemności i wydajności, pozwala firmie na wdrażanie kolejnych systemów i aplikacji, co przekłada się na wyższy poziom digitalizacji oraz lepsze wsparcie dla procesów biznesowych.
Automatyzacja konfiguracji komputerów z PDQ
Wyzwanie
Zespół IT w Grupie Mo zmagał się z ręcznym procesem instalacji i aktualizacji oprogramowania na komputerach pracowników. Było to nie tylko czasochłonne, ale także zwiększało ryzyko pozostawania na przestarzałych, podatnych na zagrożenia wersjach aplikacji. Manualna konfiguracja komputerów prowadziła do częstych pomyłek i przeoczeń, a inwentaryzacja wykorzystywanego w firmie oprogramowania wymagała kilkutygodniowej pracy.
Rozwiązanie
Ponieważ firma zarządza swoim środowiskiem IT i tożsamością użytkowników za pomocą Active Directory, wdrożyliśmy PDQ Inventory & Deploy – zestaw narzędzi umożliwiający centralne zarządzanie oprogramowaniem. Od tego momentu proces instalacji i aktualizacji odbywa się automatycznie w tle, bez konieczności ingerencji użytkownika. Nowe komputery pojawiające się w domenie są natychmiast uwzględniane w inwentarzu i konfigurowane według firmowych standardów. Dodatkowo, połączyliśmy PDQ z oficjalnym narzędziem Dell, co pozwoliło na automatyczną aktualizację sterowników i firmware’u, zwiększając bezpieczeństwo i stabilność systemów.
Efekt
Firma zaoszczędziła dziesiątki godzin pracy zespołu IT, a poziom zabezpieczeń znacząco wzrósł. Instalacja oprogramowania nie powoduje już przestojów w pracy użytkowników, a każde nowe urządzenie jest automatycznie konfigurowane zgodnie z firmowymi wytycznymi. Audyty wykorzystywanego w firmie oprogramowania zajmują teraz tylko chwilę – administrator może wygenerować raport jednym kliknięciem, uzyskując natychmiastowy dostęp do pełnej informacji. Dodatkowo, szczegółowy wgląd w specyfikację i sposób wykorzystania komputerów pozwolił na lepsze planowanie wymiany sprzętu, co przełożyło się na efektywniejszą kontrolę kosztów. Dzięki temu dział IT działa proaktywnie, a jego praca jest wysoko oceniana przez pracowników firmy.
Ujednolice wsparcia IT dzięki Jira Service Management
Wyzwanie
Firma z branży nieruchomości, zatrudniająca około 200 pracowników, współpracowała z kilkoma dostawcami usług IT, jednak brakowało jej centralnego systemu do obsługi zgłoszeń. Komunikacja odbywała się wyłącznie przez e-mail, co prowadziło do chaosu, dublowania zgłoszeń i trudności w śledzeniu postępów prac. Dodatkowo brakowało mechanizmu umożliwiającego weryfikację czasu pracy podwykonawców oraz monitorowania kluczowych wskaźników jakości obsługi IT, takich jak czas reakcji i rozwiązania problemów.
Rozwiązanie
Po analizie potrzeb i procesów firmy wdrożyliśmy Jira Service Management jako centralną platformę do zarządzania zgłoszeniami IT. JSM to nowoczesne, chmurowe narzędzie, które wyróżnia się intuicyjną obsługą i elastycznością konfiguracji. Kluczowym elementem wdrożenia było uruchomienie portalu samoobsługowego, który umożliwił pracownikom zgłaszanie problemów w prosty sposób – także bezpośrednio z Microsoft Teams, a więc nawet ze smartfona.
System został skonfigurowany tak, aby dostawcy MSP mieli dostęp do własnych zgłoszeń, a jednocześnie mogli efektywnie współpracować poprzez wewnętrzne komentarze. Dodatkowo wdrożyliśmy mechanizmy zatwierdzania wybranych typów zgłoszeń oraz rejestrowania czasu pracy techników, co pozwoliło na lepszą kontrolę nad fakturowanymi godzinami i poprawę przejrzystości kosztów.
Efekt
Dzięki wdrożeniu Jira Service Management firma uzyskała pełną kontrolę nad procesami IT. Czas rozwiązania zgłoszeń uległ znacznemu skróceniu, a monitorowanie SLA pozwoliło pracownikom na bieżąco śledzić postępy swoich spraw. Nowy system umożliwił również zbieranie opinii użytkowników na temat jakości wsparcia, co pozwala na ciągłe doskonalenie działania helpdesku.
Dzięki ujednoliconemu systemowi firma zyskała bardziej efektywny i uporządkowany model współpracy z dostawcami usług IT. W ślad za działem helpdesk poszły także inne zespoły, które przeniosły swoją pracę do Jira Service Management. Wdrożone przepływy pracy dotyczące akceptacji wniosków o nadanie i odebranie uprawnień pozwoliły firmie na bezproblemowe przejście audytów, wzmacniając jej zgodność z regulacjami i politykami bezpieczeństwa.
Modernizacja infrastruktury sieciowej z użyciem Barracuda CloudGen Firewall
Wyzwanie
Firma z branży nieruchomości, zatrudniająca około 200 pracowników, zarządza ośmioma oddziałami oraz zespołem pracującym zdalnie. Dotychczasowe rozwiązanie VPN było przestarzałe, pozbawione integracji z Active Directory i skutecznej polityki bezpieczeństwa. Brak kontroli dostępu oraz niestabilne połączenia utrudniały codzienną pracę, szczególnie dla pracowników terenowych odwiedzających miejsca powstawania inwestycji. Firma potrzebowała nowoczesnego, niezawodnego systemu zarządzania ruchem sieciowym, który zwiększyłby zarówno bezpieczeństwo, jak i komfort pracy.
Rozwiązanie
Zmodernizowaliśmy infrastrukturę sieciową, wdrażając firewalle Barracuda CloudGen, segmentację sieci oraz tunele VPN łączące wszystkie oddziały. Dla pracowników zdalnych wprowadziliśmy Client-to-Site VPN z autoryzacją opartą na Active Directory i polityką haseł zgodną z firmowymi standardami. Nowe rozwiązanie wykorzystuje protokół TINA, który zapewnia szybkie i stabilne połączenie, a klient VPN automatycznie wybiera optymalny serwer dla użytkownika, eliminując problemy z dostępnością i wydajnością.
Efekt
Firma zyskała bezpieczną, wydajną sieć, która łączy wszystkie lokalizacje i pracowników zdalnych w jeden spójny ekosystem. Ujednolicona kontrola dostępu, monitorowanie ruchu oraz egzekwowanie polityk bezpieczeństwa znacząco ułatwiły zarządzanie infrastrukturą IT. Połączenia VPN są teraz stabilne i szybkie, nawet przy korzystaniu z sieci komórkowej o słabym zasięgu. Dodatkowo, ruch sieciowy jest inteligentnie priorytetyzowany, co zapewnia płynne działanie kluczowych aplikacji używanych w firmie.